”Det ingår inte i mitt jobb!”

Går du runt och irriterar dig över arbetsuppgifter som tar tid från det du egentligen ska göra? I så fall är du inte ensam. Fyra av tio akademiker känner likadant, enligt en undersökning från Saco förra året. Inom forskningen talar man om ”illegitima” arbetsuppgifter, och de delas upp i två kategorier.

– Onödiga uppgifter är sådant som inte skulle behöva göras om arbetet var bättre organiserat, medan oskäliga arbetsuppgifter är sådant som man anser egentligen faller utanför ens yrkesroll, berättar Constanze Leineweber, professor i psykologi på Stockholms universitet.

Hon leder just nu forskningsprojektet ”Detta ingår inte i mitt arbete!”, som undersöker hur illegitima arbetsuppgifter påverkar hälsa och välbefinnande för olika grupper på arbetsmarknaden.
– Bland de onödiga uppgifterna är mycket av teknisk och administrativ natur, som rapporter som ett visst system kräver att man ska fylla i men som ingen egentligen läser. I den andra kategorin hittar vi till exempel lärare som behöver göra i ordning klassrummet inför en lektion, eller läkare som måste ringa runt för att hitta lediga sjukhussängar.

Båda sorterna kan inverka negativt på ens välbefinnande. Utmattning är en risk. Tristess en annan. En undersökning från Arbetshälsoinstitutet visar att nästan var-annan finsk och brittisk arbetstagare är uttråkad
på jobbet, och pekar samtidigt ut illegitima uppgifter som en av orsakerna.
– Det är uppenbart att den här typen av arbete kan påverka motivationen, vilket även får effekter på organisationen. I slutändan kan det faktiskt leda till att man lämnar sin arbetsgivare, säger Constanze
Leineweber.

Utöver att skapa stress, tristess och konflikter riskerar de illegitima delarna av jobbet också att påverka ens självbild negativt.

– För en lärare är eleverna centrala, det är dem du är till för. Om du då inte hinner förbereda lektionerna som du vill, på grund av alla dokument du måste fylla i, kan det leda till att du börjar tycka att du gör ett dåligt jobb – och i förlängningen att du är en dålig lärare.

HUR SKA MAN då hantera detta arbete? På en organisatorisk nivå kan man naturligtvis försöka kartlägga det. Ett kreativt försök hittar vi i Helsingborgs stad, där man år 2024 utlyste en tävling bland kommunens anställda som gick ut på att identifiera och eliminera onödiga arbetsuppgifter. Två vinnarbidrag prisades med 25 000 kronor vardera.

FÖR DEN ENSKILDE medarbetaren som vill försöka göra något åt sitt missnöje är första steget att prata om det. Det säger Liria Ortiz, författare, föreläsare och legitimerad psykolog, med vana av att hålla motiverande samtal på arbetsplatser.
– Min rekommendation är att vända sig till chefen, eller till facket. Och i värsta fall att byta jobb, om det är möjligt.

Om man har gjort vad man kan för att förbättra situationen, och detinte har hjälpt, finns det två saker att tänka
på, säger hon.
– Det första är att påminna sig om att problemen inte beror på någon bristande kompetens hos en själv, utan på organisatoriska fel. Det andra är att skapa en sorts mikrokontroll – även om du inte kan förändra hela din arbetsvardag, kanske du kan justera vissa delar av den? 

Att dokumentera situationen kan också underlätta, säger hon. Det stärker känslan av kontroll. Konkreta anteckningar om de illegitima uppgifterna och den tid de tar i anspråk är dessutom till stor hjälp i lönesamtal,
menar hon.
– Om chefen säger att du inte har uppnått dina mål, eller att du inte har gjort det du ska, kan du visa varför. Att redovisa fakta är mycket bättre än att bara uttrycka en känsla av orättvisa.

MEN ÄR DET VERKLIGEN önskvärt att göra sig av med all form av illegitimt arbete? Kan det inte i vårt hypereffektiviserade arbetsliv rentav finnas en poäng med en viss grad av onödiga och osynliga uppgifter – som ett litet fönster av vila från den viktiga kärnverksamheten?

Constanze Leineweber säger att hon inte har tänkt på saken på det sättet.
– Men visst, många av de mikropauser som vi hade tidigare har ju försvunnit i digitaliseringen. Förr fick man
kanske skicka ett brev och sedan vänta på svar. Det var lite långsammare. Man kan tänka sig att det ibland kan
vara skönt för en läkare att plocka ur diskmaskinen i lunchrummet.

Hennes egna erfarenheter av illegitima arbetsuppgifter går dock mer i frustrationens än vilans tecken, säger hon och skrattar.
– Nu har det väl bättrats, men jag minns hur det tidigare var med reseräkningar: Man skulle fylla i dem på nätet och skriva ut dem, och skicka in dem både digitalt och i pappersform. Det tog två timmar – för att redovisa
hundra spänn! 

TEXT: TIM ANDERSSON