Samtalet ska fungera som ett avstämningstillfälle, där båda parter har möjlighet att utvärdera individens prestation och verksamhetens resultat det gångna året samt formulera målen för nästkommande år. Angelägna, ofta ”större” frågor och frågor som inte ryms i de dagliga samtalen kan utan tids­press och störande inslag diskuteras. Utvecklingssamtalet ska bilda grund för lönesamtalet.

• Innan utvecklingssamtalet
• Under utvecklingssamtalet
• Efter utvecklingssamtalet

• Lönesamtalet

Innan utvecklingssamtalet

Förberedelser

Tid för samtalet ska bestämmas i god tid så att båda parter hinner förbereda sig (minst tre veckor). Samtalet bör inledas med en dialog kring innehåll och punkter som medarbetare och chef anser viktiga att belysa. Välj en lugn och ostörd miljö och meddela att ni ej vill bli störda. Avsätt gott om tid för samtalet och stäng av telefonerna. Undvik att boka in möten i anslutning till samtalet som kan inkräkta på den avsatta tiden.

För att utvecklingssamtalet ska ha avsedd verkan krävs att både medarbetare och chef är väl förberedda. Ett sätt att förbereda sig, både mentalt och praktiskt, är att använda sig av ett gemensamt diskussionsunderlag. Det kan även vara ett stöd under själva samtalet.

Chefens ansvar

Det åligger chefen att utvecklingssamtal bokas in och genomförs minst en gång per år. Erbjud tillfälle till samtal och kom överens om en tidpunkt som passar er båda. Om någon medarbetare är i behov av mer än ett samtal per år bör chefen ställa sig positiv till detta. Förbered utvecklingssamtalet med att tänka igenom hur medarbetaren har uppfyllt ställda mål med mera. Använd kallelsen som utgångspunkt för vilka saker som är viktiga i sammanhanget.

Medarbetarens ansvar

Förbered dig inför mötet genom att fundera över vad du tycker att du har åstadkommit det senaste året. Använd kallelsen som utgångspunkt. Du ska dels kunna bemöta chefens synpunkter och dels kanske komplettera chefens uppfattning om vad du har åstadkommit. Se till att samtalet håller sig till ämnet ni ska prata om. Medarbetare kan själv begära ett utvecklingssamtal om man anser det nödvändigt.

Under utvecklingssamtalet

Samtalet är en dialog, det vill säga båda parter skall vara aktiva i diskussionen. Både du och din chef tar var sin del av ansvaret så att samtalet blir givande. Sammanfatta varje frågeområde innan ett nytt diskuteras. ”Vad kom vi fram till?” Var inte rädd för att berömma och kritisera, men se till att bedömningen som görs är konstruktiv, det vill säga väl underbyggd och kan motiveras. Gör minnesanteckningar. Uppföljningen underlättas och missförstånd kan undvikas. Minnesanteckningar undertecknas och båda parter behåller varsitt exemplar. OBS! Endast för berörda parter. Viktigt är, om samtalet avbrutits innan diskussionen känns klar, att man bestämmer tid direkt för ett nytt samtal.

Efter utvecklingssamtalet

Åtgärdsplan

När utvecklingssamtalet är genomfört är det viktigt att det som diskuterats inte rinner ut i sanden. För att ta till vara på det som kommit fram kan en enkel åtgärdsplan formuleras:

• Vad kom vi fram till
• Vilka åtgärder är aktuella
• Vem ska ansvara för att åtgärderna utförs
• När är det lämpligt att genomföra överenskomna åtgärder
• Utvärdering

För att både chef och medarbetare ska få behållning av utvecklingssamtalet är det viktigt att en utvärdering görs. Utvärderingen görs av medarbetare och chef tillsammans och behandlar förslagsvis:

• Förväntningar – infriades båda parters förväntningar inför samtalet?
• Innehåll – var innehållet meningsfullt och viktigt för medarbetare respektive chef?
• Resultat – har båda parter fått gehör för tankar, idéer och synpunkter?
• Uppföljning – när ska nästa utvecklingssamtal genomföras?

Till sist...

Det är värt att poängtera betydelsen av att utvecklingssamtal genomförs. Även om det kan kännas ovant i början och resultatet inte blir perfekt, har medarbetaren och chefen åtminstone haft en möjlighet att diskutera angelägna frågor som annars riskerar att försvinna i de dagliga rutinerna.