Regler om behandling av personuppgifter
- information till förtroendevalda

Uppgifter om medlemskap i en facklig organisation är känsliga personuppgifter där särskilt höga krav ställs. Du får endast använda SRATs medlemmars personuppgifter för ändamål som ligger inom ramen för det fackliga medlemskapet, till exempel löneförhandling, medlemsutskick med mera.

  • Du får inte bygga upp egna register. Exempelvis en sändlista i ett e-postprogram anses som register, varför du måste ta ut en medlemslista för varje utskick, och radera listan enligt punkten nedan. För exempelvis lönedelegation och föreningsstyrelse kan sändlista finnas, men inte för hela medlemsgruppen.
      
  • När du tar ut – eller får från kansliet - en medlemslista (exempelvis i Excel) och sparar den på datorn måste du radera filen så snart du inte behöver den längre.
      
  • Om du behöver lämna över en medlemslista till annan facklig förtroendevald, försäkra dig om att denne känner till reglerna för behandling av personuppgifter, exempelvis genom att länka till eller bifoga dessa regler.
      
  • Vad gäller lönelistor så får de finnas på datorn och på papper så länge som löneförhandlingen pågår. När förhandlingen är avslutad och protokollet är underskrivet sparas listan med nya löner som en del av protokollet i pappersform på säker plats.
      
  • Vid ett e-postutskick ska du lägga e-postadresserna i fältet ”hemlig kopia” för att inte visa dem för alla mottagare.
      
  • Använd inte personnummer, till exempel i e-postmeddelanden, mer än där det är absolut nödvändigt. Använd hellre medlemsnummer, namn eller födelsedata (ÅÅMMDD) för identifiering.
      
  • Lämna aldrig ut medlemsuppgifter till arbetsgivaren, annan organisation eller ett annat företag utan att kontrollera med SRATs kansli i förväg.
      
  • Om du av misstag råkat skicka uppgifter om medlemmar till någon obehörig ska du omedelbart kontakta SRATs kansli eftersom förbundet måste rapportera personuppgiftsincidenter inom 72 timmar.
      
  • Om din dator blir stulen eller tappas bort och det finns uppgifter om medlemmar lagrat på denna ska du omedelbart kontakta SRATs kansli eftersom förbundet måste rapportera personuppgiftsincidenter inom 72 timmar.
      
  • Vid begäran om registerutdrag ska du hänvisa till SRATs kansli.
      
  • Som förtroendevald är det en skyldighet att vara tillgänglig för medlemmar och dina kontaktuppgifter får därför enligt GDPR finnas på webbplatser, intranät med mera.     

Kontakt

SRAT
Sophie Silverryd, förbundsjurist
08-442 44 74 direkt
08-442 44 60 växel
kansli@srat.se

Version 2018-10-15