Årsmöte per capsulam

Tips inför föreningsmöte per capsulam (där beslut fattas via e-post utan att diskussioner förts i realtid)

1. Kontrollera stadgarna om när kallelse ska ske.

Bjud in till möte.

Om det är oklart huruvida mötet kommer att genomföras fysiskt eller digitalt så bör det uttryckas redan i inbjudan.

Om utseende av delegater behövs enligt era stadgar bör det informeras tydligt hur det anmäls direkt.

2. Om beslut fattas att mötet genomförs per capsulam så bör de anmälda deltagarna informeras om det så snart som möjligt med hänsyn till avbokning av resor och andra praktiska hänsyn.

3. Utgå från att mötets olika beslut ska vara fattade det datum då mötet planerades att hållas. Vid tidsnöd så skjuter ni på datumet, men kontrollera eventuella stadgeregleringar.

4. Skicka ut handlingar till de anmälda i god tid innan. Kontrollera stadgarna om regleringar för när handlingar ska vara utskickade.

Bifoga en vanlig dagordning. Fokusera på de punkter där beslut behöver fattas.

Bifoga förslag till beslut för respektive punkt. Detta kan samlas i ett dokument. Exempel:

  • Val av justerare. Förslag till beslut: John Doe.
  • Verksamhetsberättelsen är utskickad (bilaga 1).
    Förslag till beslut: Verksamhetsberättelsen godkänns och läggs till handlingarna.
  • Val av ordförande på 2 år. Valberedningen föreslår Namn Namnsson.
    Förslag till beslut: Namn Namnsson väljs till ordförande på 2 år.

Bifoga övriga handlingar eller underlag som mötet ska besluta något om, exempelvis verksamhetsberättelse, revisionernas berättelse, valberedningens förslag, årsredovisning etc.

5. Tydliggör i instruktionerna att svar ska inkomma till e-postadressen xxx@xx.se senast den (ordinarie mötesdagen eller det nya datum som ni behövt skjuta beslutet till).

Kontrollera i era stadgar om det är reglerat vilka som har rösträtt (olika för olika medlemskategorier, antal delegater etc)

Återkopplingen kan vara;

  • Godkänner alla förslag till beslut, eller exempelvis
  • Godkänner alla förslag till beslut utom punkten x där till jag vill lägga till …. samt punkten x där jag vill lägga min röst på Förnamn Efternamn som ordförande.

6. När tiden har gått ut återkopplar den valde mötesordföranden resultat, ev synpunkter som tillvaratagits. Oftast fattas besluten med enkel majoritet (> 50% av de röstande) men vid särskilda beslut såsom stadgeändringar kan det finnas andra beslutsgrunder i föreningens stadgar.

Kom ihåg att styrelsens ledamöter också kan rösta, utom vid eventuell punkt om ansvarsfrihet för styrelsen.

7. Protokollet upprättas och undertecknas av den valda sekreteraren samt den (eller de om stadgarna föreskriver att det ska vara flera) valda justeraren.